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Alex­an­der von Hum­boldt Insti­tut für Inter­net und Gesell­schaft

Das Alex­an­der von Hum­boldt Insti­tut für Inter­net und Gesell­schaft (HIIG) erforscht die dyna­mi­sche Bezie­hung zwi­schen Inter­net und Gesell­schaft. Eine zuneh­mende Bedeu­tung gewinnt die Her­aus­bil­dung digi­ta­ler Infra­struk­tu­ren und ihre Ver­flech­tung mit ver­schie­de­nen Berei­chen des täg­li­chen Lebens. Ziel ist es, ein tie­fe­res Ver­ständ­nis des Zusam­men­spiels zwi­schen sozio-kul­tu­rel­len, recht­li­chen, öko­no­mi­schen und tech­ni­schen Nor­men im Digi­ta­li­sie­rungs­pro­zess zu erlan­gen.

Office Mana­ger/in

Auf­ga­ben­be­sch­rei­bung:

Das Alex­an­der von Hum­boldt Insti­tut für Inter­net und Gesell­schaft (HIIG) sucht zum nächst­mög­li­chen Zeit­punkt eine/n enga­gierte/n Office Mana­ger/in.

Alle Fäden zusam­men­zu­hal­ten, Über­blick über Büro­ab­läufe zu haben und die Ver­ant­wor­tung dafür zu über­neh­men, gehört zu Ihren liebs­ten täg­li­chen Her­aus­for­de­run­gen? Viele ver­schie­dene Men­schen zu koor­di­nie­ren und viel­fäl­tig Auf­ga­ben sorg­fäl­tig und zuver­läs­sig abzu­schlie­ßen, erfüllt Sie?

Dann soll­ten Sie über eine Bewer­bung nach­den­ken, um die Orga­ni­sa­tion unse­res For­schungs­in­sti­tuts zu unter­stüt­zen und das HIIG-Team zu stär­ken.

In der aus­ge­schrie­be­nen Posi­tion (100%, zunächst bis 31.12.2019 mit Option auf Ver­län­ge­rung) wer­den Sie Teil unse­res Manage­ment­teams des HIIG, das dazu bei­trägt, die trans­for­ma­tive Wir­kung des Inter­nets anschau­lich zu gestal­ten. Die Arbeits­zei­ten set­zen eine Ver­füg­bar­keit von Mon­tag bis Frei­tag vor­aus, Arbeits­ort ist Ber­lin.

Die fol­gen­den Auf­ga­ben erwar­ten Sie bei uns:
  • Sie sind der erste Ein­druck, den Gäste von unse­rem Insti­tut erhal­ten!
  • Sie sind die Schalt- und Schnitt­stelle zwi­schen der Geschäfts­lei­tung, den For­schungs­teams und der Finanz­buch­hal­tung, Per­so­nal­ma­na­ge­rin sowie der Haus­ver­wal­tung. Dabei steu­ern sie eigen­stän­dig die Abläufe im Büro, von der diplo­ma­ti­schen Ter­min­ko­or­di­na­tion mit Part­nern auf allen Ebe­nen, der sorg­fäl­ti­gen Vor­be­rei­tung der Ter­mine und inter­nen Ver­an­stal­tun­gen, über die Raum­bu­chung, bis hin zum Gebäu­de­ma­nage­ment.
  • Sie haben Freude an Rei­se­pla­nung, -buchun­gen und Abrech­nun­gen ins­be­son­dere unse­rer Direk­to­ren und hoch­ran­gi­ger Gäste.
  • In enger Abstim­mung mit unse­rer Buch­hal­te­rin über­neh­men Sie die vor­be­rei­tende Buch­hal­tung und Rei­se­kos­ten­ab­rech­nung, unter­stüt­zen bei Per­so­nal­pro­zes­sen, Inven­ta­ri­sie­run­gen und bei der jähr­li­chen Wirt­schafts­prü­fung.
  • Sie küm­mern sich eigen­stän­dig um das Bestell­we­sen des HIIG, von Kaf­fee über Bücher bis hin zu Dienst­leis­tern und sehen mit umsich­ti­gem Blick, wo Dinge feh­len wer­den oder wie Aus­ga­ben ein­ge­spart wer­den kön­nen und Syn­er­gien mit Part­nern geschaf­fen wer­den kön­nen.

Er­war­te­te Qua­li­fi­ka­tio­nen:

  • Aus­ge­wie­sene Berufs­er­fah­rung im Office Manage­ment/ Assis­tenz der Geschäfts­lei­tung, oder einem ver­gleich­ba­ren Berufs­feld im Bereich Ver­an­stal­tun­gen oder Hotel­le­rie,
  • aus­ge­präg­tes Orga­ni­sa­ti­ons­ta­lent mit einem vor­aus­schau­en­den Blick für Ter­mine sowie sehr gute - kom­mu­ni­ka­tive Fähig­kei­ten und ein Gespür für ziel­ori­en­tierte Diplo­ma­tie,
  • ein hohes Maß an Selbst­stän­dig­keit, Eigen­ver­ant­wort­lich­keit, Neu­gier, Enga­ge­ment sowie sozia­ler Kom­pe­ten­zen,
  • Spaß an der Koor­di­na­tion und Abwick­lung viel­fäl­ti­ger Auf­ga­ben, Zusam­men­ar­beit mit inter­na­tio­na­len For­schern aus ver­schie­de­nen Dis­zi­pli­nen und Inter­esse an den The­men des Insti­tuts,
  • aus­ge­zeich­nete Beherr­schung der deut­schen Spra­che und sehr gute Eng­lisch­kennt­nisse sind zwin­gend erfor­der­lich,
  • sehr gute Kennt­nisse gän­gi­ger Büro­soft­ware (Text, Tabel­len­kal­ku­la­tion, Prä­sen­ta­tion).

Un­ser An­ge­bot:

  • Eine viel­fäl­tige, ver­ant­wor­tungs­volle Auf­gabe im Office Manage­ment zur Siche­rung und Wei­ter­ent­wick­lung der orga­ni­sa­to­ri­schen Pro­zesse des Insti­tuts in einem dyna­mi­schen, inno­va­ti­ven For­schungs­in­sti­tut mit inter­na­tio­na­ler Aus­rich­tung.
  • Ein attrak­ti­ves Arbeits­um­feld mit fle­xi­blen Arbeits­zei­ten und fla­chen Hier­ar­chien.
  • Ein hoch­mo­ti­vier­tes Team, das sehr eng zusam­men­ar­bei­tet sowie enga­gierte Kol­le­gen/innen ver­schie­de­ner Dis­zi­pli­nen in einem zukunfts­wei­sen­den Insti­tut mit­ten in Ber­lin.

Hin­wei­se zur Be­wer­bung:

Erken­nen Sie sich in dem beschrie­be­nen Pro­fil wie­der? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewer­bung mit Moti­va­ti­ons­schrei­ben, Lebens­lauf, rele­van­ten Zeug­nis­sen und unter Angabe des frü­hest­mög­li­chen Ein­tritts­ter­mins. Bitte rei­chen Sie die Unter­la­gen über das Online­for­mu­lar ein: https://www.hiig.de/office-manager-in/

Die Sich­tung der Bewer­bun­gen beginnt am 06.08.2018. Die Aus­schrei­bung bleibt offen bis ein/e geeig­nete/r Bewer­ber/in gefun­den ist. Die ers­ten Vor­stel­lungs­ge­sprä­che fin­den vor­aus­sicht­lich ab dem 20.08.2018 statt. Bei Fra­gen wen­den Sie sich gerne an Jana Schu­dro­witz (jana.schudrowitz@hiig.de).

Wir freuen uns auf Ihre Bewer­bung!