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Max-Planck-Insti­tut für Gra­vi­ta­ti­ons­phy­sik, AEI - Physik

Das Max-Planck-Insti­tut für Gra­vi­ta­ti­ons­phy­sik (Albert-Ein­stein-Insti­tut) ist die welt­weit größte For­schungs­ein­rich­tung zur All­ge­mei­nen Rela­ti­vi­täts­theo­rie und dar­über hin­aus­ge­hen­den The­men. Das Insti­tut befin­det sich in Pots­dam und in Han­no­ver, wo es sehr eng mit der Leib­niz Uni­ver­si­tät Han­no­ver koope­riert.

Verwaltungskoordinator:in

Aufgabenbeschreibung:

Ihre Aufgaben umfassen:

  • Projektkoordination und -management: Umsetzung und Steuerung diverser Projekte (z.B. Kantinenkommission, Zutrittskontrolle, Bauunterhalt)
  • Mittelverwendungskontrolle für Bau- und Instandhaltungsmaßnahmen am Standort Potsdam
  • Exportkontrolle & Compliance: Prüfung exportrelevanter Sachverhalte im Bereich Personal & Gäste
  • Prozessentwicklung zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben
  • Schnittstellenmanagement: Koordination mit internen Abteilungen, der Generalverwaltung sowie externen Partnern und Dienstleistern, inklusive Problemlösungsentwicklung
  • Unterstützung der Verwaltungsleitung: Organisation und Nachverfolgung administrativer Prozesse, Meetings und die Pflege des Vertragsmanagementsystem
  • Betreuung des Intranets für die Verwaltung

Erwartete Qualifikationen:

  • Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor oder gleichwertig) in Betriebswirtschaft, oder eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung im Verwaltungsbereich
  • Kenntnisse im Haushalts-, Arbeits-, Tarif-, Vergabe- und Zuwendungsrecht
  • Erfahrung im Projektmanagement (idealerweise in öffentlich geförderten Einrichtungen)
  • Kenntnisse im Außenwirtschaftsrecht und in der Exportkontrolle (Dual-Use-Verordnung) sind von Vorteil
  • Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
  • Fähigkeiten zum selbständigen Arbeiten und ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Officeanwendungen
  • Teamfähigkeit
  • Hohe Sozial- und Kommunikationsfähigkeiten
  • Organisationsgeschick und Flexibilität

Unser Angebot:

Wir bieten Ihnen eine vielseitige Tätigkeit in einem international geprägten Arbeitsumfeld, umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie ein hervorragendes Arbeitsklima in einem freundlichen, engagierten und kollegialen Team. Flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie sind für uns selbstverständlich.

Die konkrete Eingruppierung erfolgt nach Maßgabe der tariflichen Bewertung der übertragenen Tätigkeit gemäß TVöD Bund. Die Sozialleistungen entsprechen den Regelungen des öffentlichen Dienstes.

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Hautfarbe, Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter, sexueller Orientierung und Identität. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Weitere Informationen über unser Institut finden Sie im Internet unter www.aei.mpg.de.

Hinweise zur Bewerbung:

Weitere Informationen über unser Institut finden Sie im Internet unter www.aei.mpg.de. Für Rückfragen steht Ihnen unser kommissarische Verwaltungsleiter, Mike Rose, gerne zu Verfügung: vw.leiter@aei.mpg.de

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Bewerbung bis zum 29.06.2025 (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse u.a. Nachweise) ohne Lichtbild, die Sie bitte in einem einzigen PDF-Dokument bündeln und ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal einreichen:

https://jobs.aei.mpg.de